Privacyverklaring-AVG

PRIVACYVERKLARING

Het Christelijk Mannenkoor Ede (CME) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacyverklaring willen wij heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met de ontvangen persoonsgegevens.

Het CME houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
– Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
-De verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot uitsluitend die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
-Ons beroepen op een wettelijke grondslag als wij uw persoonsgegevens verwerken;
-Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
-Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
-Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als CME zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze Privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van koorleden
Persoonsgegevens van koorleden worden door het CME verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
– Administratieve doeleinden
– Het uitvoering geven aan de lidmaatschapsovereenkomst

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
– De lidmaatschapsovereenkomst

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan het CME de volgende persoonsgegevens van u vragen:
– Naam
– Adres
– Woonplaats
– Telefoonnummer
– E-mailadres
– Geboortedatum
– Bankgegevens

Uw persoonsgegevens worden door het CME opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
– gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie gedurende de wettelijke termijn.

Persoonsgegevens van koorleden worden door het CME verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
– Het fotograferen van individuele koorleden voor plaatsing in een gezichtenboek
– Het fotograferen van individuele koorleden voor plaatsing op de koorwebsite, krant en/of facebook in geval van bestuursfunctie of andere functie binnen het koor en ter gelegenheid van jubilea e.d.
– Het meeleven en bevorderen van de saamhorigheid binnen het koor (ledenlijst)

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
– De schriftelijke toestemming van de betrokkene

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan het CME de volgende persoonsgegevens van u vragen:
– Naam
– Adres
– Woonplaats
– Telefoonnummer
– E-mailadres
– Geboortedatum
– Aantal jaar lidmaatschap

Uw persoonsgegevens worden door het CME opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
– Gedurende de afgesproken periode op basis van de schriftelijk gegeven toestemming of tot intrekking van die toestemming.

Persoonsgegevens van koorleden worden door het CME verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
– Het fotograferen van (onderdelen van) het koor voor plaatsing op de koorwebsite, op andere sociale media door het koor gebruikt dan wel voor andere publicitaire doelen die overeenstemmen met de doelstelling van de koorvereniging.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
– De noodzaak voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang

Motivering: voor het koor als geheel is het van groot belang dat het door middel van recente foto’s een ‘gezicht’ heeft naar buiten, voor sponsors, donateurs, aanmelding nieuwe leden en publiek.
Het is praktisch vrijwel niet haalbaar om per koorgelegenheid van ieder individueel koorlid schriftelijke toestemming voor het maken van foto’s te verkrijgen. Omdat het groepsfoto’s betreft, weegt het collectieve belang van het koor om regelmatig deze foto’s te kunnen maken en te gebruiken hierbij zwaarder dan het individuele privacybelang van een koorlid. Een individueel koorlid heeft altijd recht op het maken van bezwaar.

Uw persoonsgegevens worden door het CME opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
– Gedurende 3 jaar

Verwerking van persoonsgegevens van sponsors / donateurs m.b.t. nieuwsbrieven / programma ‘s
Persoonsgegevens van sponsors / donateurs worden door het CME verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
– Het informeren van de sponsors / donateurs over concertprogramma e.d.
– Naamsvermelding van sponsors / donateurs in programmaboekjes

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
– Toestemming van de sponsor / donateur d.m.v. inschrijvingsformulier;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan het CME de volgende persoonsgegevens van u vragen:
– Naam
– Adres
– Woonplaats
– E-mailadres
– Telefoonnummer

Uw persoonsgegevens worden door het CME opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
– Gedurende de periode dat men sponsor / donateur is en daarna alleen in de financiële administratie gedurende de wettelijke termijn.

Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
– Het verzorgen van de internetomgeving van het AVG-programma;
– Het verzorgen van de (financiële) administratie;
– Het verzorgen en onderhouden van de koorwebsite;

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn
Het CME bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:
– Alle personen die namens het CME van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
– Wij hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
– Wij anonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
– Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
– Wij testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
– Alle bestuursleden en andere medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die
wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen
Als u naar aanleiding van ons Privacy beleid nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

Contactgegevens

Christelijk Mannenkoor Ede
Secretariaat
Beukenlaan 8
3925 JL Scherpenzeel

Email: p.vantland@solcon.nl
Telefoon: 06-46402059